Progetto Qualità 4.0 nel settore edile con la soluzione in cloud QSA.NET

In questo articolo proponiamo il caso studio di un’azienda del settore edile che ha adottato la nostra soluzione in cloud QSA.NET e si è affidata al nostro Metodo per avviare un progetto di revisione del proprio sistema di Gestione per la Qualità, certificato ISO 9001, in chiave digitale.

Anche in questo caso il nostro lavoro è stato quello innanzitutto di analizzare e condividere obiettivi e finalità dell’azienda, che ha mostrato la necessità di dover rendere maggiormente coinvolgente il proprio sistema di gestione e più utile l’investimento fatto per l’ottenimento della Certificazione ISO 9001, affinchè non fosse un mero “bollino blu”, ma un qualcosa che garantisse un ritorno economico in termini di miglioramento nella gestione aziendale.

L’analisi

Dall’analisi iniziale sono emersi alcuni spunti su cui poi abbiamo elaborato le nostre soluzioni e in particolare l’azienda ha mostrato di necessitare di:

1. Migliorare la tracciabilità e la condivisione delle informazioni attraverso la digitalizzazione della documentazione operativa e di supporto per la gestione del cantiere
2. Ottenere uno scadenzario automatico relativo alla gestione delle manutenzioni, delle tarature degli strumenti, della formazione del personale, delle scadenze relative ai veicoli (assicurazioni, revisioni, patenti etc.), dei documenti per la sicurezza (consegna DPI, attestati, visite mediche etc.) al fine di rendere l’azienda proattiva verso le incombenze burocratiche che possono dare luogo, nel caso di controlli dell’autorità di vigilanza, anche a sanzioni , come tutti sanno di tipo civile e penale.

La soluzione progettata dal nostro team è stata quella di proporre l’adozione del Sistema in Cloud QSA.NET, affiancato dal nostro Metodo di lavoro unico, che mette al centro la persona, prima ancora che i tecnicismi e la gestione della burocrazia normativa.

Abbiamo così attivato un percorso di digitalizzazione e trasformazione organizzativa con l’adozione del QSA.NET software in cloud, nella sua versione specifica per sistemi di gestione per la qualità aziendale.

Si è previsto quindi un percorso iniziale per affiancare l’azienda a formare il personale al passaggio dalla gestione analogica del proprio sistema qualità , a quella digitale su QSA.NET

Si è quindi proseguito nel corso di un anno successivo, con un percorso di supporto e feedback continuo fino alla realizzazione completa del percorso di change management con un incontro a settimana presso i cantieri e la sede aziendale con lo staff coinvolto nel progetto.

I benefici che l’azienda ha così ottenuto sono stati principalmente, anche se non in via esaustiva:

1. Digitalizzazione della documentazione del Sistema di Gestione per la Qualità ISO 9001 e conservazione digitale

1. I moduli dell’applicazione QSA.NET consentono di archiviare procedure e istruzioni operative nel cloud e renderli sempre disponibili ai tecnici di cantiere e allo staff manageriale.
2. Inoltre la documentazione operativa potrà essere conservata direttamente sull’applicazione creando cartelle dedicate a ciascuna commessa suddivisa per attività (es. una sottocartella “acquisti” in cui andranno tutti gli ordini fatti per quella commessa di materiale, una sottocartella “rapportini” in cui andranno catalogate le attività e i controlli di cantiere svolti etc.). In questo modo la condivisione delle informazioni e il controllo di ciò che avviene giornalmente in un determinato cantiere può essere immediato, anche per un maggior controllo da parte dello staff manageriale e dai tecnici di cantiere.
3. La conservazione della documentazione in digitale non prevede la stampa e la scansione dei documenti di cantiere, ma la loro predisposizione direttamente dal tablet, dal PC o dallo smartphone e il caricamento sulla piattaforma QSA.NET che traccia la persona che ha svolto quella determinata attività attraverso un sistema di “firma digitale” apponendo la propria password personale ad ogni operazione svolta che abbia una rilevanza per il software.
4. Il processo può contribuire così ad aumentare la responsabilizzazione del personale, la collaborazione tra le parti, la condivisione delle informazioni e il loro accesso ovunque, anche allo staff di direzione, che ha sempre sotto controllo e in tempo reale la situazione di cantiere e delle operazioni di supporto

1. Scadenzario automatico di tutti gli aspetti del Sistema di Gestione Qualità ISO 9001 e ruolo proattivo di tutto lo staff di cantiere e in ufficio con la condivisione in cloud del Know How aziendale

1. Il sistema QSA.NET consente l’inserimento di uno scadenzario automatizzato con notifica via e-mail alle funzioni direttamente interessate delle attività di routine da svolgere: dalla manutenzione dei mezzi, al controllo periodico delle attrezzature di sollevamento, alla taratura di strumenti di misura, alla formazione obbligatoria per il personale, alle visite mediche, alla consegna dei DPI, alla revisione dei mezzi e la loro assicurazione, fino a qualsiasi altra scadenza personalizzabile a sistema.
2. In questo modo ogni funzione sarà più responsabilizzata sul proprio ruolo e soprattutto meglio controllata, anche a distanza, da parte della direzione o dei responsabili tecnici da essa delegati.
3. Un cruscotto costituito da un sistema di semafori rossi, gialli e verde, avverte la direzione sulle attività gestite e quelle non gestite, oltre a quelle in scadenza, al fine di poter sollecitare un’azione da parte del personale preposto.
4. La condivisione in rete di documenti di cantiere come schede tecniche, conformità dei materiali, schede di sicurezza dei chimici etc. consente una immediata rintracciabilità della documentazione e una disponibilità immediata, sin dall’apertura del cantiere, per tutte le funzioni aziendali, anche dagli uffici, al fine della migliore predisposizione e preparazione ai fini di verifiche di autorità di vigilanza e da parte di Enti di Certificazione di terza parte

Benefici

La soluzione ha generato un cambio di passo in azienda e, visto l’impatto della novità, non poche perplessità nell’adozione di un sistema per digitalizzare la Qualità in cantiere: la sfida più grande è sicuramente stata quella di affrontare lo scetticismo dell’imprenditore sulla reale possibilità di adottare strumenti informatici da parte del personale di cantiere, che in questo caso, come crediamo in molte altre realtà dello stesso comparto, è decisamente poco alfabetizzato da un punto di vista informatico, sia per motivi generazionali, sia per questioni legate all’essere poco avvezzi alla tecnologia digitale per il tipo di lavoro che viene svolto giornalmente, che è per lo più manuale.

Nell’arco di tre mesi siamo riusciti a smentire questo presupposto errato, attuando il Metodo Res Nova, prendendo per mano ogni singolo lavoratore coinvolto nel progetto e portando, dapprima i capi cantiere e poi il resto del team di lavoro su due cantieri di “test” a gestire in autonomia, con l’ausilio di PC portatili e tablet presenti nelle baracche di cantiere, l’intero sistema QSA.NET specificatamente configurato per le esigenze valutate in fase di analisi iniziale.

Il lavoro è in corso di prosecuzione e si prevede l’attuazione da parte di uno staff di circa 30 persone nell’arco di meno di un anno, a dimostrazione che il problema non sono le tecnologie, ma è l’approccio e il Metodo di lavoro che possono fare la differenza nel proiettare le aziende italiane, anche di piccole dimensioni, verso la trasformazione digitale e quindi verso un futuro più competitivo.

Il sistema in cloud QSA.NET, attraverso la tecnologia del Big Data Analysis, fornisce inoltre in tempo reale, una serie di dati su cui ragionare (ad esempio Non conformità sul cantiere e su controlli a eventuali subappalti, mancate manutenzioni su impianti e macchinari, tarature degli strumenti, etc.) per attivare quel processo di miglioramento continuo che la norma ISO 9001 prevede per il Sistema di gestione della Qualità aziendale.

Conclusioni

Per concludere interventi legati alle tecnologie abilitanti che rientrano nell’ambito Industria 4.0, come il cloud e il big data analysis beneficiano anche di contributi importanti per finanziare gli interventi di affiancamento e formazione ai lavoratori, anche attraverso il credito di imposta, previo sviluppo di un progetto articolato su cui inserire anche le attività legate al tema di questo articolo, consentendo un importante risparmio o recupero dei costi affrontati per sviluppare un Progetto di Qualità 4.0.

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