La norma ISO 9001 è arrivata alla sua nuova revisione del 2015 e dopo tanti anni di cambiamenti dei requisiti siamo arrivati ad una versione ancora più snella da un lato, visto che sono state eliminate tutte le procedure obbligatorie presenti nelle precedenti versioni, e più complessa dall’altro in quanto l’azienda dovrà cambiare del tutto approccio basandosi sul Risk Based Thinking.
Nella nostra esperienza di consulenti che hanno visto la norma evolvere dalla versione del 1994 fino ad oggi ci siamo trovati ad osservare una serie di difficoltà all’interno delle PMI nella gestione sistemica delle procedure e delle registrazioni, che anche nella nuova versione 2015, pur non essendo esplicitamente indicate, dovranno esistere per poter documentare il sistema.
Vogliamo approfondire e riflettere in questo articolo su come un software può aiutare, informatizzando gli aspetti che la norma richiede di gestire, le aziende meno strutturate per evitare che la ISO 9001 risulti soltanto una sovrastruttura che appesantisce il lavoro di tutti i giorni in azienda.
A seguito di una verifica interna presso una piccola azienda edile con sede nel Lazio abbiamo osservato come purtroppo molte piccole imprese, talvolta anche micro per dimensioni e per numero di persone che lavorano al loro interno, nonostante si cerchino continuamente soluzioni per snellire e rendere più “user-friendly” il sistema di gestione per la qualità certificato ISO 9001, abbiano serie difficoltà ad ottenere un reale vantaggio dalla raccolta dei dati che fanno.
Questo non dipende dalla scarsa quantità di dati raccolta o dal fatto che vengono raccolti male o se le registrazioni vengono fatte su cartelle di lavoro excel o su carta, ma più spesso dalla mancata gestione sistemica e dalla possibilità di collaborazione e comunicazione tra le varie funzioni.
Tutto sommato la colpa non è addebitabile nemmeno troppo alla grandezza dell’azienda, perchè pochi giorni dopo abbiamo visitato un’azienda con quasi cento dipendenti ubicata in Piemonte, che sembrava avere lo stesso problema, nonostante potesse disporre di molte più risorse, sia economiche, che di personale coinvolto nella gestione quotidiana delle registrazioni che ” la Certificazione ISO 9001 richiede”.
Anche su questo approccio alla norma abbiamo riflettuto: purtroppo più di qualche volta l’azienda trova il sistema di gestione per la qualità un sistema del tutto estraneo alla propria attività quotidiana e talvolta lo interpreta come una sovrastruttura necessaria da gestire, volenti o nolenti, per arrivare alla tanto agoniata Certificazione, subendo annualmente una verifica ispettiva da parte di Organismi terzi preposti allo scopo.
Ma allora un sistema di gestione per la qualità serve davvero a far funzionare meglio l’azienda? La questione, vista attraverso i due episodi appena descritti, ha una sola risposta: sembrerebbe proprio di no.
Abbiamo proposto ad entrambe le aziende di provare ad utilizzare uno dei software gestionali presenti sul mercato, spesso sotto la forma di Saas (software as a service), evitando quindi l’acquisto di licenze e di infrastruttura hardware dedicata e che funzionano sottoscrivendo un abbonamento mensile, spesso piuttosto economico per la verità.
Questa tipologia di software funziona attraverso il cloud e risiede fisicamente presso server esterni gestiti da società specializzate, garantendo sicurezza ed integrità dei dati: l’utente che li utilizza deve solo avere un browser e capire come funzionano.
I vantaggi che questi software offrono sono proprio quelli che un sistema di gestione basato su fogli excel e su file in word, o peggio ancora registrazioni cartacee, non riescono a fare: creare un approccio sistemico alla Qualità.
Fin da subito ci siamo accorti che il sistema di accessi per funzioni aziendali permette solo ad alcuni lavoratori di accedere a certi dati, evitando l’accesso a ciò che non li riguarda o interessa, avendo sotto controllo e disponibile l’ultima procedura aggiornata e la modulistica di registrazione allo stato di revisione più recente. Questo evita incomprensioni nell’utilizzo delle registrazioni e favorisce il processo di comunicazione interna.
Ogni utente accedendo dalla propria postazione può ordinare in maniera molto più efficace i dati raccolti nelle registrazioni, che sono gestite in maniera informatizzata, permettendo quindi alla Direzione una raccolta di dati e la supervisione continua degli obiettivi assegnati ai singoli lavoratori o ai reparti, con un colpo d’occhio sul cruscotto (Dashboard) che questi software hanno di solito adottato e che riassumono con dei grafici gli indicatori e i macro dati che il programma ha raccolto grazie all’inserimento di dati giornalieri da parte del personale, in maniera del tutto automatizzata.
La possibilità di collaborare, la procedura semplificata, la disponibilità ovunque, anche in mobilità, dei dati e del software, il riepilogo dei dati raccolti in automatico dal software, rendono la scelta dell’adozione di un programma di questo tipo la chiave di volta per fare in modo che un sistema di gestione ISO sia per la piccola impresa (ma non solo) uno strumento che genera valore, anzichè appesantire il lavoro quotidiano.
