Ci vogliamo occupare, in questo articolo, di un tema molto attuale per il miglioramento della gestione aziendale, soprattutto per le piccole e medie imprese: l’adozione di un software ERP e CRM con licenza Open Source come soluzione vincente per battere la crisi ed avere un validissimo strumento di lavoro utile per ottenere dei feedback immediati su come sta andando l’azienda in ogni reparto o settore e prendere decisioni basate su dati oggettivi.
Lo strumento può sposarsi benissimo con un sistema di gestione aziendale certificato, ad esempio, ISO 9001, visto che riesce molto meglio nell’intento di dare evidenza del controllo di tutti i processi aziendali rispetto ai file word ed excel creati ad hoc da consulenti e tecnici assoldati dall’azienda per raggiungere l’agognata “Certificazione di Qualità”.
Cos’è un ERP ?
Enterprise resource planning (letteralmente “pianificazione delle risorse d’impresa”, spesso abbreviato in ERP) è un sistema di gestione informatizzato, che integra tutti i processi di business rilevanti di un’azienda (vendite, acquisti, gestione magazzino, contabilità etc.)
Con l’aumento della popolarità dell’ERP e la riduzione dei costi per l’ICT (Information and Communication Technology), si sono sviluppate applicazioni che aiutano i business manager ad implementare questa metodologia nelle attività di business come: controllo di inventari, tracciamento degli ordini, servizi per i clienti, finanza e risorse umane.
I moduli che compongono un ERP
Di solito gli ERP sono contraddistinti dalla modularità, cioè permettono di attivare o meno una serie di funzioni che interessano l’utilizzatore finale e di solito comprendono (non in via esclusiva) i seguenti elementi utili alla gestione aziendale:
- Contabilità
- Controllo di gestione
- Gestione del personale
- Gestione degli acquisti
- Gestione dei magazzini
- Material Requirements Planning – Pianificazione del fabbisogno dei materiali.
- Gestione della produzione
- Gestione progetti
- Gestione delle vendite
- Gestione della distribuzione
- Gestione della manutenzione impianti
- Gestione degli Asset
A completamento di tutto con gli ERP più evoluti è possibile creare report, grafici, tabelle riepilogative di qualsiasi indicatore aziendale si voglia avere visione. Questo è un aspetto molto importante perché crea la cosiddetta business intelligence, cioè la possibilità di prendere decisioni basate su dati di fatto, rielaborati dal nostro software ERP e catalogati secondo le nostre esigenze, aggiornati in tempo reale sul nostro monitor.
Cos’è un CRM?
In economia aziendale il concetto di customer relationship management (termine inglese spesso abbreviato in CRM) o gestione delle relazioni con i clienti è legato al concetto di fidelizzazione dei clienti.
Quali sono gli strumenti che dovrebbe avere a disposizione un CRM?
Innanzitutto occorre tenere presente che esistono differenti strumenti e diversi livelli di integrazione per quanto riguarda i sistemi di CRM. Un ottimo sistema CRM comprende una serie di infrastrutture sia a livello di front office (nella relazione con l’esterno vera e propria), sia a livello di back office, per analizzare e misurare dati e i risultati raggiunti, però altrettanto vero è che per cercare una relazione con il proprio cliente non occorrono sempre software complicati.
Molti sono gli strumenti a disposizione delle singole imprese al fine di instaurare con il cliente un rapporto individuale, ad esempio:
- chat online;
- forum di discussione;
- una banca dati contenente le risposte alle domande più frequentemente poste dagli utenti (FAQ);
- un indirizzo e-mail a cui rivolgersi;
- servizi informativi forniti anche su altri strumenti (come SMS da inviare al proprio cellulare, o l’utilizzo della tecnologia WAP)
- ticket on-line per la segnalazione di problemi o per la richiesta di assistenza;
- tracciamento interno di ogni comunicazione “da” e “per” il cliente;
- preventivi e fatture rivolte al cliente;
- storia dei pagamenti effettuati dal cliente;
- analisi della navigazione, per utenti profilati, con l’ausilio di web analyzer;
- social network.
Gli strumenti a disposizione sono tanti; inoltre Internet e gli strumenti che offre possono essere considerati un valido ed essenziale completamento per instaurare e migliorare il rapporto con la propria clientela; importante è individuare quali, fra tanti, l’impresa reputi i migliori strumenti per la propria clientela.
Inoltre non bisogna dimenticare che necessari non sono solo gli investimenti inerenti alla tecnologia, ma soprattutto quelli in termini di risorse umane. È vero che la gestione delle informazioni viene automatizzata, ma è anche vero che la componente umana resta un elemento determinante.
Soluzioni Open Source
Esistono ormai da qualche anno a questa parte software completamente modulari (basta attivare le funzioni che vogliamo) per la gestione di piccole e medie imprese, liberi professionisti, lavoratori autonomi imprenditori o associazioni. In termini più tecnici, software gratuito che fa sia funzione di ERP che di CRM.
Questo genere di software prevede di norma che lo stesso venga eseguito all’interno di un server Web, in modo da essere accessibili in qualsiasi momento attraverso una connessione a Internet o locale da qualsiasi utente, che vi accede attraverso le proprie credenziali utilizzando il pc, lo smartphone, il tablet o il portatile dal proprio browser.
Si tratta di una vera e propria rivoluzione per la gestione dell’azienda ed imparare ad utilizzare un ERP/CRM open source non richiede grande impegno economico o di tempo e per questo cerchiamo di divulgare costantemente questa grande opportunità, proponendoci di accompagnare, con i giusti strumenti formativi, le aziende che vogliono avviare un processo di cambiamento introducendo o sostituendo il proprio semplice “programma gestionale” con un ERP/CRM di nuova generazione.
Alcune fonti statistiche che provengono da varie parti d’Europa ci dicono che l’Open Source sta diventando la prima scelta delle PMI quanto a installazioni di software ERP in ambito business.
Open source = costo zero?
Open Source non è da confondere con Software Free cioè gratuito. L’Open Source è qualcosa di diverso: diversamente da quanto avviene nello sviluppo di software commerciale/proprietario, dove tipicamente è il marketing a definire le caratteristiche del prodotto, nel modello Open Source chi definisce le caratteristiche e l’evoluzione del software sono gli utenti della comunità di sviluppo. Questo significa che le applicazioni Open Source sono molto concrete in quanto devono rispondere a requisiti specifici segnalati dagli utilizzatori stessi del programma.
Gli sforzi della comunità che crea il software di norma non sono remunerati, o per lo meno non così ampiamente come succederebbe in una software house, per questo di solito i costi di acquisto di un ERP o un CRM Open Source sono molto vicini allo zero.
Questo perchè i progetti Open Source vengono sviluppati tipicamente da comunità di programmatori e utilizzatori che condividono semplicemente l’interesse verso una determinata applicazione o tecnologia.
Il software Open Source è di buona qualità?
Assolutamente si. Moltissimi progetti sviluppati dalla comunità Open Source sono risultati addirittura più affidabili di quelli creati e gestiti da software house blasonatissime che si fanno strapagare i propri prodotti.
Un esempio su tutti il sistema operativo Linux: una comunità di dimensioni ragguardevoli che in pochi anni è riuscita a produrre uno dei sistemi operativi più affidabili e performanti, utilizzato in tutto il mondo da milioni di utenti, grandi aziende, organizzazioni pubbliche.
Lo sviluppo condiviso del software permette di realizzare programmi di ottima qualità grazie al continuo testing che sviluppatori ed utilizzatori eseguono durante il ciclo di vita del progetto. La possibilità di visionare il codice sorgente del programma, consente ai programmatori di rilevare eventuali bug e segnalare possibili migliorie al codice.
All’interno delle comunità di sviluppo, capita spesso che un programmatore identifichi un errore e lo segnali tempestivamente al responsabile del progetto con allegato il codice corretto. Questo sistema permette dunque di far visionare il codice a più persone contemporaneamente e contribuisce a produrre programmi di qualità, migliorati continuamente.
Alcuni esempi di gestionali per l’azienda ERP in italiano
Di ERP Open Source ne sono stati sviluppati davvero tanti, ma tra i più noti, con una comunità di supporto alle spalle e tradotti anche in italiano, possiamo annoverare, in via non esclusiva: GestionaleOpen, Dolibarr, Odoo, OpenBravo, Compiere, Yuza Open, OpenSuite.
Quali vantaggi per le PMI adottando ERP e CRM Open Source
I vantaggi sono davvero innumerevoli scegliendo di installare un software ERP o CRM Open Source e crediamo di averne individuati almeno 5:
1) Costi di licenza bassissimi o nulli: infatti i software ERP e CRM Open Source di solito hanno costi davvero bassi di licenza o addirittura sono del tutto gratuiti
2) Qualità del software: come abbiamo già scritto in questo articolo l’Open Source non ha nulla da invidiare dai progetti software portati avanti da software house che fanno ERP per mestiere e i controlli sono continui da parte della comunità di programmatori/utilizzatori che contribuiscono insieme a far migliorare continuamente il software
3) Semplicità di utilizzo: i software Open Source sono creati da persone che poi li andranno ad utilizzare e per questo cercano di renderli più vicini possibili alle esigenze dell’utilizzatore finale, anche in termini di semplicità di installazione e di utilizzo. Di solito si possono utilizzare con successo facendo autoformazione, leggendo i manuali di uso oppure video e post lasciati sui forum dai vari utenti sparsi per il globo
4) libertà e indipendenza dallo stesso fornitore: il software aperto libera l’azienda dalla dipendenza da un unico produttore, da un’unica architettura, da un unico protocollo e formato di file, oltre che dal pagamento di licenze annuali. Il codice sorgente dell’applicativo software risiede nel client, e può essere liberamente visualizzato e modificato
5) un alto livello di integrazione : i software open source non presentano i problemi di integrazione che si incontrano normalmente con le soluzioni proprietarie
Naturalmente la scelta di un ERP open source non è tutta rose e fiori: è richiesto un minimo di competenza informatica per poter installare e configurare correttamente il software e può essere utile svolgere qualche giornata formativa con qualcuno che ha già utilizzato il software per preparare meglio i lavoratori al suo utilizzo produttivo ed efficiente.
