La nuova norma ISO 9001:2015

Il 2015 sarà l’anno della pubblicazione della nuova edizione dello standard ISO 9001, molto atteso dagli operatori del settore e dalle aziende, in quanto si prevede sarà molto più vicino alla struttura della attuale OHSAS 18001 (standard diffusissimo per la certificazione dei sistemi di gestione per la sicurezza sul lavoro) e della ISO 14001 (standard noto per la certificazione dei sistemi di gestione ambientali).

Tale armonizzazione porterà ad una facilitazione dell’integrazione dei sistemi di gestione aziendale basati sugli standard più conosciuti e certificati ad oggi un pò in tutto il mondo.

Ma la novità che sta forse facendo maggiormente discutere tutti coloro che si stanno interessando di questo argomento è il nuovo approccio dell’applicazione dello standard in azienda basato sul risk-based thinking.

I lavori del comitato ISO e i documenti disponibili ad oggi sulla nuova ISO 9001:2015

Il comitato ISO che sta concludendo i lavori di revisione della ISO 9001, ha realizzato e messo a disposizione una serie di documenti  utili per aiutare tutte le aziende ed i consulenti nel processo di transizione dalla vecchia alla nuova edizione della norma ISO 9001.

Possiamo consigliare, tra i documenti pubblicati, pur essendo soltanto disponibili in lingua inglese, una dettagliata tabella di correlazione  che evidenzia i cambiamenti tra la ISO 9001 del 2008 e la prossima ISO 9001:2015 un documento che fornisce una visione complessiva delle novità della futura norma sui sistemi di gestione per la qualità, anche alla luce dell’allegato SL (Annex SL) che fornisce una struttura base unitaria a tutti i documenti normativi sui sistemi di gestione e che, come dicevamo in premessa, facilita la loro reciproca integrazione.
E’ stata anche pubblicata una bozza preliminare di guida per la transizione alla futura ISO 9001:2015 , in modo da permettere a chiunque sia interessato di cominciare a capire meglio quali sono i passi necessari.

Il materiale elaborato dal Comitato ISO comprende anche una presentazione generale della revisione in atto, scritta in maniera, stranamente, molto poco tecnica e di facile comprensione per tutti, anche dai non addetti ai lavori (anche questa ahimè disponibile soltanto in lingua inglese) e un documento specifico che approfondisce una delle maggiori novità introdotte dai lavori di revisione della ISO 9001: il cosiddetto approccio basato sul rischio (risk based thinking), più volte richiamato da tutte come una delle novità più significative della futura nuova norma sui sistemi di gestione per la qualità.

Abbiamo ancora un pò di tempo per prepararci al cambiamento e in particolare la nuova norma ISO 9001:2015 vedrà la sua pubblicazione ufficiale a settembre 2015.
Il passaggio però al nuovo standard avrà un periodo di transizione per tutte le aziende di ben 3 anni, pertanto dopo settembre 2018 non saranno più certificabili gli standard che aderiscono ancora all’edizione precedente della norma ISO 9001 del 2008.

Ecco di seguito uno schema che riassume quanto appena scritto:

Il nuovo approccio della ISO 9001:2015 basato sul rischio

Il documento elaborato dal comitato ISO per spiegarci meglio cosa si intende per approccio basato sull’analisi e sulla gestione del rischio ci dice che (traduciamo dal testo originale):

“Considerando il rischio in tutta l’organizzazione la probabilità di raggiungere gli obi-ettivi dichiarati è migliorata , l’output è più coerente e clienti possono essere certi di ricevere il prodotto o il servizio atteso.

Il Risk -based thinking quindi :

• costruisce una solida base di conoscenze
• stabilisce una cultura proattiva di miglioramento
• assicura coerenza della qualità dei beni o servizi
• migliora la fiducia e la soddisfazione del cliente

Le aziende di successo intuitivamente già adottano un approccio basato sul rischio”.

I principi dell’analisi e della gestione del rischio sono riportati in verità già nella norma ISO 31000, pertanto non possiamo fare altro che consigliare a consulenti e imprese di dotarsi di questa norma, inserirla nel proprio sistema e prendere da questa le basi per la conduzione di un’analisi dei rischi aziendali da applicare alla certificazione ISO 9001:2015, tanto per partire con il “piede giusto”.

Come funziona in pratica il nuovo approccio ISO 9001:2015 basato sull’analisi e la gestione del rischio?

Ecco di seguito gli esempi suggeriti dal comitato ISO 9001:2015 per lo svolgimento dell’analisi dei rischi e la sua gestione.

1) Identificare quali sono i rischi e le opportunità, questo dipende dal contesto

esempio

Se attraverso una strada trafficata con molte auto in rapido movimento i rischi non sono gli stessi, come se la strada fosse piccola con poche auto in movimento. È inoltre necessario considerare alcuni elementi come il tempo, la visibilità, la mobilità delle persone e specifici obiettivi personali.

2) Analizzare e dare una scala di importanza ai rischi e alle opportunità

Che cosa è accettabile, e cosa è inaccettabile? Quali vantaggi o svantaggi ci sono per un processo piuttosto che un altro?

esempio

Obiettivo: Ho bisogno di attraversare in sicurezza una strada per raggiungere una riunione in un dato momento.
E ‘inaccettabile essere feriti.
E ‘inaccettabile essere in ritardo.
La possibilità di raggiungere il mio obiettivo più rapidamente deve essere equilibrato contro il rischio di lesioni. E ‘più importante che raggiungo il mio incontro illeso quanto lo è per me di raggiungere il mio incontro in tempo.

Può essere accettabile arrivare in ritardo passando al lato opposto della strada e utilizzare una passerella se la probabilità di essere danneggiato attraversando direttamente la strada è più alta.

Analizzo la situazione. La passerella si trova a 200 metri di distanza e si aggiunge il tempo per il mio viaggio. Il tempo è buono, la visibilità è buona e posso vedere che la strada non ha molte auto in questo momento.
Decido che andare a piedi direttamente dall’altra parte della strada comporta una accettabilmente basso livello di rischio di lesioni e la possibilità di raggiungere il mio incontro in tempo.
3) Pianificare le azioni per affrontare i rischi

Come posso evitare o eliminare il rischio? Come posso ridurre i rischi?

Esempio

Ho potuto eliminare il rischio di lesioni utilizzando la passerella, ma ho già deciso che il rischio che comporta attraversare la strada è accettabile.
Ora ho intenzione di ridurre il rischio di lesioni e / o l’effetto di lesioni. Non posso ragionevolmente aspettarmi di controllare l’effetto di una macchina che mi colpisce. Posso ridurre la probabilità di essere colpito da una macchina.
Ho intenzione di attraversare in un momento in cui non ci sono auto in movimento vicino a me e così ridurre la probabilità di un incidente. Ho anche scelto di attraversare la strada in un posto dove ho una buona visibilità e posso fermarmi  tranquillamente in mezzo a rivalutare il numero di auto in movimento, riducendo ulteriormente la probabilità di un incidente.

4) Attuare il piano di azione

esempio

Mi muovo a lato della strada, controllando che non ci siano ostacoli per l’attraversamento e che ci sia un luogo sicuro nel centro della carreggiata mentre il traffico è in movimento. Posso controllare che non ci siano auto in arrivo. Attraverso la metà della strada e mi fermo in un luogo sicuro centrale. Valuto nuovamente la situazione e poi attraverso la seconda parte della strada.

5) Verificare l’efficacia delle azioni – ovvero ciò che ho attuato funziona?

esempio

Arrivo al lato opposto della strada illeso e in tempo: questo piano ha funzionato e sono stati evitati i risultati indesiderati.

6) Imparare dall’esperienza – miglioramento continuo

esempio

Ripeto il piano per diversi giorni, in tempi diversi e in diverse condizioni atmosferiche.
Questo mi dà dati per capire che cambiare contesto (tempo, tempo, la quantità di automobili) influenza direttamente l’efficacia del piano e aumenta la probabilità che non voglio raggiungere i miei obiettivi (essendo in tempo ed evitare infortuni).

L’esperienza mi insegna che attraversare la strada in determinate ore del giorno è molto difficile perché ci sono troppe macchine.
Per limitare il rischio  e migliorare il mio processo utilizzo la passerella in questi momenti.

Io continuo ad analizzare l’efficacia dei processi e a  rivederli quando cambia il contesto.

Continuo anche a prendere in considerazione le opportunità innovative:
– Posso spostare il luogo di incontro in modo che la strada non debba essere attraversata?
– Posso cambiare l’ora della riunione in modo che l’attraversamento della strada avviene quando c’è meno traffico?
– Possiamo incontrarci con una webcam dai nostri uffici senza spostarci?

Conclusioni

In effetti da quanto ci dicono i signori del Comitato ISO nei loro esempi l’analisi del rischio e la sua gestione è qualcosa che chiunque di noi già fa nella vita quotidiana e sarebbe impensabile che chi gestisce un’azienda e i suoi processi non lo faccia già, altrimenti l’azienda avrebbe già chiuso i battenti da tempo.

Di fatto quindi possiamo concludere che il risk based thinking introdotto dalla ISO 9001edizione 2015 :

• non è nuovo
•  è qualcosa che si fa già
•  si fa di continuo
•  garantisce una maggiore conoscenza e preparazione
•  aumenta la probabilità di raggiungimento degli obiettivi
•  riduce la probabilità di risultati negativi
•  fa della prevenzione un’abitudine